Sürekli gelişmekte olan günümüz dünyasında, her geçen gün farklı şirketler kurulmaktadır. Bu şirketlerin kimisi başarılı olurken, kimisi başarıya ulaşamamaktadır. Bu kadar çok rekabet varken, bir şirketin başarılı olabilmesi için planlama çok önemlidir. Bu durumda da şirketlerin bir düzene ihtiyaçları vardır. Peki bu şirketlerin ve kuruluşların düzenlerini sağlayan organizasyon şeması nedir?

 Bir kuruluştaki hiyerarşik sistemi gösteren görsel ifadeye organizasyon şeması denir.  Bu şema sayesinde, söz konusu kuruluştaki çalışanların kime bağlı çalıştığı, kimin hangi konumda olduğu, en üstten başlanarak en alt kademeye kadar gösterilir. Bu şemalar, kuruluşun mevcut eylemlerine göre değişkenlik gösterebilir. Herhangi bir raporlama sürecinde her şeyin daha açık görülebilmesini sağlar. Söz konusu kuruluşun düzenini simgelediğinden dolayı, insan kaynakları departmanı için çok önemli ve faydalı bir materyaldir.Organizasyon şeması, şirketlerin daha planlı ve sistematik işlemesini sağlar.

Organizasyon Şeması Nasıl Hazırlanır?

Şirketlerin kendilerini geliştirebilmeleri için, mevcut durumdaki büyük resmi görmeleri çok önemlidir. Organizasyon şeması oluşturma, bazı temel departmanlar göz önüne alınarak yapılır. Bu departmanlar ışığında tüm kademedeki çalışanlar görevlerine göre gruplandırılır. Organizasyon şemasında bulunması gereken temel departmanlar ise şunlardır; Üretim, satış, pazarlama, satın alma, idari işler ve mali işler. Şirket organizasyon şeması tasarlanırken, yönetici konumundan en alt kademeye kadar bir sıralama yapılması daha uygundur. Tüm pozisyonlar incelenerek görevlere ve tanımlara karar verilir. En önemli noktalardan birisi ise organizasyon şeması oluşturma sırasında tüm gözlemlerin, araştırma ve değerlendirmelerin detaylıca yapılmasıdır.

Organizasyon şemaları rehberlik edici durumda olmalıdırlar. Şema, eksiksiz bir biçimde tüm departmanları içermelidir, bu departmanlar ve sınıflandırmalar organizasyon şeması oluşturma sürecinde göz önünde bulundurulmalıdır. Organizasyon şeması bir nevi rehber konumunda olduğundan, kuruluştaki her kademedeki insana görev tanımını gösterebilmesi organizasyon şeması oluştururken dikkat edilmesi gerekenler arasındadır. Kuruluşlar sürekli değişir ve gelişir. Bu sebeple şirket organizasyon şeması da bu değişime ayak uydurabilmeli ve sürekli güncellenmelidir.

Organizasyon Şeması Örnekleri

Tüm kuruluşlar farklı amaçlarla kurulmuşlardır. Bu sebeple farklı organizasyon şeması örnekleri oluşmuştur. Şirketler, bu şema örneklerinden kendilerine en faydalı olacak olanı özenle seçmelidir. Özellikle günümüz dünyasında, klasik organizasyon şemaları dışında, homework işlerin de artmasıyla birlikte ‘’Sanal Organizasyon Yapısı’’ türü büyük bir artış göstermektedir. Şirketlerin planlaması için bu kadar önemli bir yere sahip olan organizasyon şeması örneklerini inceleyelim;

·         Bölümsel Organizasyon Yapısı: Organizasyon şeması örnekleri arasında en yaygın kullanılan ikinci organizasyon yapısıdır. Adından da anlaşılacağı üzere departmanlar arasında bir bölünme söz konusudur. Bu organizasyon türü kullanılarak işler çok daha kolay ve sistematik bir şekilde takip edilebilmektedir. Bölümsel organizasyon yapısı bazı durumlarda rekabete sebep olabilmektedir.

·         Fonksiyonel Organizasyon Yapısı: Fonksiyonel organizasyon yapısı, en yaygın olarak kullanılan organizasyon yapısıdır. Hiyerarşik bir durum bulunmamaktadır. Görevleri yönetme ve yürütme görevi uzmanlara verilir. Bu durum, bazen uzmanların omuzlarına çok fazla yük binmesi gibi bir dezavantaj doğurabilmektedir.

·         Bürokratik Organizasyon Yapısı: Bürokratik organizasyon yapısı, temelde bir kişinin yönetimine dayanır. Bu sebeple bu organizasyon yapısı büyük işletmelerin/şirketlerin yönetimi için uygun değildir. Görev verme yetkisinin yöneticide olması, şirket içinde yeni fikirlerin oluşumunu engelleyebilmektedir.

·         Takım Organizasyon Yapısı: Takım organizasyon yapısı, genellikle küçük kuruluşlarda, tüm çalışanların takım şeklinde çalışmasıdır.

·         Matris Organizasyon Yapısı: Matris organizasyon yapısında, kuruluştaki tüm çalışanların departmanları ve üstleri farklıdır. Büyük işleri ve projeleri çözümlerken oldukça kullanışlı olabilen bir organizasyon tipidir.

·         Sanal Organizasyon Yapısı: Sanal organizasyon yapısında, fiziki olmayan sanal bir ortam söz konusudur. Üreticiler ve tüketiciler sanal ortamda iletişim halindedirler. Bu organizasyon yapısı maddi olarak daha az masraflı olduğundan daha avantajlıdır.

·         Network Organizasyon Yapısı: Bu yeni yeni bilinmeye başlanan bir organizasyon yapısıdır. Yöneticiler harici ilişkiler ile ilgilenerek zamanlarını doldururlar.

 Yukarıdaki görselde gördüğümüz üzere, bir sağlık kuruluşuna ait organizasyon şeması oluşturulmuştur.  Bu şemayı inceleyerek, hangi çalışanın kime bağlı olduğunu, kimin kimden yetki alması gerektiğini görebilmekteyiz., Kurmay Yetki ve Komuta Yetkisi adlı iki adet yetki türü olduğunu görüyoruz.

·        Kurmay yetki: Kurmay yetki sahibi kişinin, yetki verme hakkı bulunmamaktadır. Kurmay yetki sahibi kişi, sadece danışmanlık yapabilmektedir.

·        Komuta yetki: Komuta yetki sahibi kişi ise emir verebilmektedir, görev yaptırabilmektedir

Bu bilgiler ışığında şemayı incelemek, yetki verme ve alma konusunda daha bilinçli olmamızı sağlar. Şemaya bakarak, kimin kimden yetki alabileceğini, kimin kime yetki vereceğini daha net bir şekilde görebiliriz. Organizasyon şemaları bir bakımdan, çalışan haklarını da korumakta oldukça önemli bir yere sahiptir diyebiliriz.

Organizasyon Şeması Ne İşe Yarar?

Organizasyonun hayatın hemen her alanında çok büyük artıları olduğunu biliyoruz. Bir şirket yönetirken de bu artılar küçümsenmemelidir. Belirli bir plan ve organizasyon ışığında ilerlemeyen şirketler, maalesef ki başarısızlığa mahkûm olacaklardır. Bu sebeple şirketlerin organizasyon şeması kullanmaları son derece önemlidir.

Organizasyon şeması, en yüksek mertebedeki yetkiliden, en alt kademeye kadar, kimin hangi konuma ait olduğunu gösteren hiyerarşik bir yapıdır. Organizasyon şeması insan kaynaklarına öncülük eder. Kuruluşun düzeni, sistematiği için oldukça önemlidir. Bu kadar önemli olan şirket organizasyon şemasının faydalarına bir göz atalım;

·         Organizasyon şeması, özellikle yeni işe başlayan kişilere, stajyerlere, nerede bulunmaları gerektiği ve görevleri hakkında fikir verir.

·         Kuruluşun genel düzenini sağlar, büyük resmin görülmesinde yardımcı olur.

·         Gelecek için planlar yapmayı ve hedefler koymayı kolaylaştırır.

·         Kurum içerisindeki işlerin daha düzenli işlemesini sağlar.

·         Çalışanlar arasında adil bir görev dağılımı sağlar.

·         Tarafsız bir referanstır, sorun çözümlerinde kullanılabilir.

·         Çalışanların performansını ölçer.

Daha fazla blog yazımıza ulaşmak için https://www.protanitim.com/blog linkine tıklayabilirsiniz. 

ogg